Arbeitgeber müssen für jeden Arbeitnehmer, der nicht explizit vom Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen ist (vgl. § 1 Abs. 2 AZG), den Beginn und das Ende der Arbeitszeit aufzeichnen (§ 26 Abs. 1 AZG). Auch die uhrzeitmäßige Lage der Ruhepausen ist aufzuzeichnen, sofern keine der im § 26 Abs. 3 und Abs. 5 AZG vorgesehenen Erleichterungen zutrifft.

 

Die Pflicht zum Führen von Zeitaufzeichnungen trifft gesetzlich den Arbeitgeber. Auch wenn mit den Arbeitnehmer/innen vereinbart wird, dass diese die Aufzeichnungen selbst zu führen haben, bleibt die rechtliche Verantwortung weiterhin beim Arbeitgeber. Der Arbeitgeber hat somit die Arbeitnehmer/innen zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten und die Aufzeichnungen auch regelmäßig (zumindest einmal monatlich) zu kontrollieren.

Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen pro Arbeitnehmer/in enthalten:

• Beginn der Arbeit (Uhrzeit) am jeweiligen Arbeitstag;

• Ende der Arbeit (Uhrzeit) am jeweiligen Arbeitstag;

• wenn die Arbeitszeit am jeweiligen Arbeitstag mehr als sechs Stunden dauert: Beginn und Ende der mindestens 30-minütigen Ruhepause.

Beachten Sie bitte, dass die Vereinbarung einer fixen Arbeitszeit oder ein Dienstplan („Soll-Arbeitszeit“) das Aufzeichnen der tatsächlichen Dienste („Ist-Arbeitszeit“) im Regelfall nicht ersetzen kann.

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Drohende Konsequenzen bei Nichtführen von Arbeitszeitaufzeichnungen
Bedenken Sie bitte, dass ohne Arbeitszeitaufzeichnungen keine ordnungsgemäße Gehalts- und Lohnverrechnung möglich ist. Insbesondere kann ohne genaue Kenntnis der tatsächlich erbrachten Arbeitszeiten (einschließlich Mehr- und Überstunden) die laut Rechtsprechung erforderliche jährliche Deckungsprüfung bei All-in-Mitarbeiter/innen und Überstundenpauschalen nicht durchgeführt werden. Darüber hinaus drohen dem Arbeitgeber bzw. der Geschäftsleitung einige nachteilige Rechtsfolgen:

• Verwaltungsstrafen: Im Falle des Fehlens von betrieblichen Arbeitszeitaufzeichnungen drohen dem Arbeitgeber bzw. der Geschäftsleitung Anzeigen durch das Arbeitsinspektorat und Verwaltungsstrafen bis zu € 1.815,00 pro Arbeitnehmer/in (§ 28 Absatz 2 Ziffer 7 Arbeitszeitgesetz).
  Im Falle einer Kontrolle durch die Finanzpolizei ist bei vorsätzlich fehlenden oder nicht nachvollziehbaren bzw. falschen Arbeitszeitaufzeichnungen eine Finanzordnungswidrigkeit gegeben, die mit einer Geldstrafe von bis zu € 5.000,00 pro Arbeitnehmer/n geahndet werden kann (§ 51 Absatz 1 lit. c Finanzstrafgesetz).

• Schätzung bei Lohnabgabenprüfungen: Wenn keine betrieblichen Arbeitszeitaufzeichnungen existieren, aber aus anderen Unterlagen (z.B. Reisekostenabrechnungen) Anhaltspunkte für die tatsächliche Erbringung von Mehr- und Überstunden ersichtlich sind, so ist der Lohnabgabenprüfer für Zwecke der Sozialversicherung zur Schätzung berechtigt. Daraus können sich Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen ergeben.

• Hemmung von Verfallsfristen: Kollektiv- oder dienstvertragliche Verfallsfristen werden gehemmt, wenn wegen des Fehlens von Zeitaufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar ist (§ 26 Absatz 9 Ziffer 2 Arbeitszeitgesetz). Das bedeutet insbesondere, dass die Arbeitnehmer/innen die Nachzahlung von Mehr- und Überstunden nicht bloß innerhalb der Verfallsfrist (i.d.R. zwischen drei und sechs Monaten), sondern bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren geltend machen können.

• Beweisprobleme: Falls Arbeitnehmer/innen eigene Aufzeichnungen vorlegen (z.B. selbst geführte Excel-Listen, Einträge im Smartphone-Kalender o.ä.), während betriebliche Aufzeichnungen fehlen, ist es erfahrungsgemäß schwer, vor Gericht oder gegenüber anderen öffentlichen Stellen erfolgreich den Gegenbeweis zu erbringen, dass die Arbeitnehmeraufzeichnungen unrichtig sind. Der Arbeitgeber steht in solchen Fällen oft „mit leeren Händen“ da.